Одним из существенных вопросов, с которым сталкиваются люди, которые хотят посвятить себя работе фрилансером — это организация рабочего офиса у себя дома. Специалисты рекомендуют подходить к этому с системной точки зрения.
1. Ежедневная планирующая документация.
Выберите ли вы традиционный бумажный ежедневник или смартфон, главное, чтобы было единое место для всех элементов дел и оно было портативным, чтобы легко можно было бы найти все в одном месте и уточнить их приоритеты. К ним относятся:
— Календарь. Например, Google Calendar является хорошим вариантом, потому что может синхронизироваться с такими как Outlook и может быть доступным на любом смартфоне или компьютере. Вы можете управлять другими календарями одновременно и обновлять их, то есть вы можете настроить так, что даже будете иметь возможность иметь под рукой график работы жены.
— Задачи. Одним из полезных приложений Google Calendar является приложение Remember the Milk для хранения списка дел. Вы можете его синхронизировать с задачами Outlook, он одновременно храниться и на сайте и в смартфоне. Другими популярными приложениями для задач являются Awesome Note и ToodleDo.
— Контакты. Сведение, централизация всех контактов в одном месте системы и делегирование другим ввод данных контактов, если необходимо, делает все очень удобным. Единственное, что нужно, следить за обновлением, что можно поручить подростку или няне. Раз в году нужно распечатать все контакты и положить дома на видном месте, чтобы все члены семьи могли иметь доступ.
2. Электронные документы. Привычка все бросать в папку «Мои документы» или что еще хуже на «Рабочий стол» приводит к тому, что поиск документов резко усложняется. Продумайте и создайте файловую структуру, в которой легко ориентироваться не только вам, но и другим и которая отражает ваш Бизнес и домашние дела. Маленький трюк, если вы хотите, чтобы часто используемые папки шли первыми обозначьте их цифрами, буквами английского алфавита или знаком типа +.
3. Резервное копирование данных. Когда ваш диск компьютера сломается думать о этом будет поздно, это нужно сделать сейчас и немедленно. Если вы думаете, что резервная копия может храниться на том же диске, но в другом месте, то глубоко ошибаетесь. Хранить резервные копии данных нужно в другом (физически) месте, вполне возможно даже вне стен вашего дома. Для этого в частности подходят такие сайты, как Carbonite.com или Mozy.com, которые предоставляют услуги по хранению резервных копий данных. Поверьте, это хорошая инвестиция.
4. Пароли и программное обеспечение. Не используйте один и тот же пароль для всего. Создайте систему безопасности для отслеживания всех паролей, для этого можно использовать программное обеспечение наподобие SplashID или старую адресную книгу или книгу Internet Password Organizer®. Можно использовать одну из этих систем для всего, например, отслеживания лицензий программного обеспечения и других номеров аккаунтов, частных информационных бюллетеней и идентификационные номера.
5. Нормативные акты, законы и Финансы. Программное обеспечение ведения личных финансов семьи, например, таких как Quicken (для дома) и QuickBooks (для бизнеса), в реалиях нашего информационного пространства возможно для бизнеса надо использовать пакеты серии «1С» или подобные. Это нужно, если вы являетесь серьезным фрилансером. Кроме этого здесь вы можете вести учет оплаты коммунальных услуг и других счетов.
6. Бумаги. Одной из самых крупных ошибок фрилансеров обычно является, что не разделяют Активные бумаги (Действующие), например, такие как договора, причем договора любого плана, на работы, банковские, на обслуживание коммунальными службами и так далее и Вспомогательные бумаги, справки, статьи и тому подобное. Рассортируйте все свои бумаги на 3 группы: Активные бумаги, Вспомогательные и Корзина (Черновики). Главное оборудование для Активных бумаг — это лотки, на которых вы можете разложить их по тематике и назначению, шкафы и папки для Вспомогательных и измельчитель для черновиков.